La ricerca in Archivio

“Archivio” è un termine polisemantico, un vocabolo che racchiude diversi significati:
archivio-fondo: insieme di documenti prodotti, ricevuti o comunque raccolti da un determinato soggetto produttore (sia esso una persona, un ente o una famiglia) nello svolgimento della propria attività;
archivio-luogo: deposito, ambiente dove vengono riposti e conservati documenti;
archivio-istituto: istituzione culturale che conserva, valorizza e mette a disposizione del pubblico per finalità di studio e ricerca fondi storici.

Un Archivio di Stato è quindi un archivio-istituto che conserva diversi archivi-fondo che sono collocati al suo interno in archivi-luogo (i depositi). Solitamente chi si reca in Archivio (studenti, ricercatori e storici di professione, appassionati, professionisti, privati cittadini) lo fa per cercare documentazione relativa a un determinato tema. Prima però è necessario conoscere cosa è già stato pubblicato sull’argomento, per capire non solo quanto è già noto a riguardo, ma anche e soprattutto per verificare se vi siano documenti che sono già stati individuati da altri in precedenza. Quindi, prima di tutto, è necessario conoscere la propria materia di ricerca partendo dalla bibliografia.

Passando poi alla ricerca in Archivio, occorre sapere come si struttura un archivio-fondo: in esso, infatti, i documenti non sono ordinati per materia ma secondo l’ordine che gli ha attribuito il soggetto che li ha prodotti. In Archivio, dunque, non si ricerca per argomenti ma per soggetti produttori, vale a dire le entità che sono all’origine dei vari nuclei di documenti (archivi-fondo) e della loro organizzazione. Per cercare dei documenti è quindi necessario, per prima cosa, sapere chi li ha prodotti.

Per aiutare a orientarsi nella ricerca un Archivio di Stato mette a disposizione degli utenti, oltre al supporto del personale di sala studio, diversi strumenti (elenchi, guide, censimenti, inventari) che, descrivendo in modo più o meno dettagliato la storia e la struttura di un determinato fondo, forniscono una prima chiave di accesso ai documenti.